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Arbeitszeitaufzeichnung im Visier des Finanzamtes

Die Strafen können empfindlich hoch sein 

Wir alle kennen die Situation, dass wenn man frisches Geld benötigt nach neuen und alten Einnahmequellen, welche wieder reaktivierbar sind, sucht. Der Staat findet solche Einnahmequellen leichter, er braucht nur seine Beamten losschicken um Verstöße gegen das Gesetz härter zu ahnden. Wir alle kennen die Situation, wenn man Radarfallen auf Strecken sieht, wo man gefahrlos die Geschwindigkeit überschreiten kann und dort wo es notwendig wäre die Höchstgeschwindigkeit zu überwachen, findet man keine, da die daraus resultierenden Strafgelder nicht ausreichend sprudeln.

Aktuell hat der Staat herausgefunden, dass Arbeitsinspektoren immer wieder bei den Prüfungen bemängeln, dass Unternehmen die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter schlecht dokumentieren. Diese Mängel können für die Arbeitgeber teuer werden. Was Sie für eine korrekte Arbeitszeitaufzeichnung wissen sollten, erörtert der folgende Punkte:

  1. Welche Mitarbeiter müssen im Unternehmen Arbeitszeitaufzeichnungen führen?

    Der §26 AZG (Arbeitszeitgesetz) sieht vor dass Arbeitgeber in jeder Betriebsstätte, in der sie Mitarbeiter beschäftigen, Aufzeichnungen über die dort geleisteten Arbeitsstunden führen. Diese können sie händisch, maschinell oder elektronisch vornehmen. Sie sind verpflichtet, die Arbeitszeiten und Ruhepausen für jeden Arbeitnehmer, der dem AZG (Arbeitszeitgesetz) unterliegt, zu dokumentieren. Dazu gehören  auch Teilzeit- und geringfügig Beschäftigte sowie Arbeitnehmer mit All-in-Verträgen oder sonstigen Pauschalvereinbarungen. Nur für leitende Angestellte, die maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich erledigen, sowie für freie Dienstnehmer müssen Unternehmen keine Arbeitszeitaufzeichnungen führen. Um spätere Diskussionen mit dem Arbeitsinspektor oder einem andere Prüfungsorgan zu vermeiden empfiehlt es sich jedoch, auch diese Arbeitszeiten niederzuschreiben. in einigen Fällen könnten sonst Nachforderungen drohen – etwa nach Beendigung des Dienstverhältnisses bei einer nur geringen All-in-Überzahlung, falls der leitende Angestellte auch den kollektivvertraglichen Regelungen unterliegt.

  2. Welchen Inhalt müssen Arbeitszeitaufzeichnungen haben?

    Die Aufzeichnungen müssen Beginn, Ende und Dauer der tatsächlichen Arbeitszeit sowie Beginn und Ende der Ruhepausen darstellen.

    Die Ruhepausen müssen Unternehmen nur dann nicht aufzeichnen, wenn Betriebsvereinbarungen deren Beginn und Ende festlegen existieren. Auch wenn die Vereinbarungen festschreiben, dass Arbeitnehmer selbst innerhalb eines festgelegten Zeitraumes entscheiden können, wann sie eine Pause nehmen, muss der Arbeitgeber Beginn und Ende dieser Auszeiten nicht notieren. Dies setzt allerdings voraus, dass die laut Betriebsvereinbarung vorgesehenen Pausen das gesetzliche Mindestausmaß nicht überschreiten und dass die Arbeitnehmer auch an die Vereinbarung halten.

    Arbeitszeitaufzeichnungen sollten weiters Beginn und die Dauer der Durchrechnungszeiträume (zum Beispiel die Gleitzeitperiode) festhalten. Laut VwGH reichen Dienstpläne, die im Vorhinein erstellt werden, dafür nicht aus.

    Beispiel:
    Gleitzeitperiode
    Beginn: 01.07.2015
    Dauer:   6 Monate

    Nach §25 ARG Abs. 1 (Arbeitsruhegesetzes) muss der Arbeitgeber zur Überwachung der Ruhezeiten Aufzeichnungen über Ort, Dauer und Art der Beschäftigung aller Arbeitnehmer führen, die er während der Wochenend-, Wochen-, Ersatz- oder Feiertagsruhe beschäftigt. Auch deren Entlohnung und die gemäß §6 ARG gewährte Ersatzruhe muss aufgezeichnet werden.

  3. Gibt es Erleichterungen bei den Arbeitszeitaufzeichnungen?

    Für Arbeitnehmer, die ihre Arbeitszeit überwiegend außerhalb der Arbeitsstätte verbringen und die Lage ihrer Arbeitszeit und ihren Arbeitsort weitgehend selbst bestimmen können, sind ausschließlich Aufzeichnungen über die Dauer der Tagesarbeitszeit zu führen.

    Die Angaben über die genaue zeitliche Lage der Arbeitszeit und der Ruhepausen innerhalb des Tages entfallen in diesem Fall.

    Allerdings gilt auch hier, dass es wesentlich einfacher ist, eine genaue Arbeitszeitaufzeichnung zu führen, als im nachhinein mit dem Prüfungsorgan zu diskutieren und gegen eventuelle Strafbescheide Einspruch zu erheben.

  4. Vereinbarung der Arbeitszeitaufzeichnung durch den Arbeitnehmer

    Unternehmen können mit ihren Mitarbeitern vereinbaren, dass die Arbeitnehmer ihre Arbeitszeitaufzeichnungen selbst führen (§26 Abs. 2 AZG). Dies geschieht in der Praxis zum Beispiel häufig bei Gleitzeit- oder Vertrauensarbeitszeit. Entsprechende Regelungen für Mitarbeiter im Außendienst können durch Betriebsvereinbarungen festgesetzt werden (§26 Abs. 4 AZG). In jedem Fall muss der Arbeitgeber den Arbeitnehmer zur ordnungsgemäßen Führung der Aufzeichnungen anleiten. Außerdem muss er sich diese regelmäßig aushändigen lassen und sie kontrollieren. Wenn im Unternehmen ein Zeiterfassungssystem existiert, muss der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer nach Ende der Gleitzeitperiode auf Verlangen eine Abschrift der Arbeitszeitaufzeichnungen übermitteln oder ihm eine entsprechende Einsicht gewähren.

  5. Tägliche und wöchentliche höchstzulässige Arbeitszeit

    Die tägliche Normalarbeitszeit beträgt laut Arbeitszeitgesetz acht Stunden, die wöchentliche 40 Stunden. Viele Kollektivverträge sowie auch das Arbeitszeitgesetz sehen verschiedene Möglichkeiten vor, die Normalarbeitszeit auf neun beziehungsweise zehn Stunden zu verlängern, zum Beispiel:

    • bei Gleitzeitvereinbarungen
    • bei einer Vier-Tage-Woche
    • bei Durchrechnungsmodellen und
    • bei anderer Verteilung der Arbeitszeit,
      um eine längere Wochenendruhe zu erlangen.

    Die höchstzulässige Gesamtarbeitszeit (Normalarbeitszeit plus Überstunden) beträgt zehn Stunden pro Tag sowie 50 Stunden pro Woche. Eine längere tägliche Arbeitszeit ist in folgenden Fällen erlaubt:

    • Schichtarbeit: bis zu 12 Stunden
    • Arbeitsbereitschaft: 12 oder 13 Stunden
    • Überstunden bei besonderem Arbeits-bedarf: 12 Stunden
    • Überstunden bei Vier-Tage-Woche: 12 Stunden
    • Überstunden für Vor- und Abschluss-arbeiten:
      In Sonderfällen 10,5 Stunden

    Eine längere wöchentliche Arbeitszeit ist in folgenden Fällen erlaubt:

    • Schichtarbeit: in einigen Fällen 56 Stunden
    • Arbeitsbereitschaft: 60 Stunden
    • Überstunden bei besonderem Arbeitsbedarf: 60 Stunden
    • Zusätzliche Überstunden bei erhöhtem Arbeitsbedarf: ergibt sich aus dem KV

  6. Ruhepausen

    Liegt die Tagesarbeitszeit über sechs Stunden, so ist die Arbeitszeit durch eine mindestens halbstündige Ruhepause zu unterbrechen. Wenn es im Interesse der Arbeitnehmer gelegen oder aus betrieblichen Gründen notwendig ist, können Arbeitgeber anstelle einer halbstündigen Ruhepause auch zwei 15-minütige oder drei zehnminütige Ruhepausen einhalten.

  7. Welche Organe übernehmen die Kontrolle der Arbeitszeitaufzeichnungen?

    Die Organe des Arbeitsinspektorats haben bei ihren Kontrollen das Recht, in die Arbeitszeitaufzeichnungen Einsicht zu nehmen. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, die erforderlichen Auskünfte zu erteilen.

  8. Wer ist verwaltungsstrafrechtlich verantwortlich?

    Der Arbeitgeber muss dafür Sorge tragen, dass sein Unternehmen die gesetzlichen Vorschriften bezüglich Arbeitszeiten und Ruhepausen einhält. Die Pflicht, Arbeitszeitaufzeichnungen zu führen, trifft ebenfalls den Arbeitgeber. Er trägt somit auch die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung für deren Korrektheit. Bei juristischen Personen liegt die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortlichkeit bei jenen Personen, welche die Gesellschaft nach außen hin vertreten. Bei den GmbHs sind dies die handelsrechtlichen Geschäftsführer.

    Arbeitgeber können sich von der Haftung befreien, indem sie eine Person und mit deren Zustimmung als verantwortlichen Beauftragten bestellen. Für diese Position kommen nur leitende Angestellte in Frage, denen maßgebliche Führungsaufgaben selbstverantwortlich übertragen sind. Ihnen muss für ihren – klar umrissenen – Verantwortungsbereich auch eine entsprechende Anordnungsbefugnis zugeteilt werden, die ihnen die Einhaltung der Vorschriften ermöglicht. Die Bestellung wird erst mit Einlangen der schriftlichen Mitteilung beim Arbeitsinspektorat, samt einem Nachweis der Zustimmung des Bestellten, rechtswirksam.

    Achtung: Die Verantwortlichen bleiben strafbar, wenn sie Gesetze vorsätzlich übertreten, zu Übertretungen anstiften oder diese nicht verhindern.

  9. Was passiert, wenn Arbeitszeitaufzeichnungen unterbleiben oder mangelhaft sind?

    Arbeitgeber, die Arbeitszeitaufzeichnungen mangelhaft führen beziehungsweise Meldepflichten oder die Auskunfts- und Einsichtspflicht gegenüber dem Arbeitsinspektorat verletzten, werden von der Bezirksverwaltungsbehörde mit einer Geldstrafe von bis zu 436 Euro bestraft (Stand 2013). Wenn ein Arbeitgeber zum Beispiel die Arbeitszeitaufzeichnungen nicht führt, die höchstzulässige Arbeitszeit überschreiten lässt oder Ruhepausen nicht gewährt, reicht der Strafrahmen bis zu 1.815 Euro (Stand 2013). Arbeitgeber, die gegen die Verpflichtung gemäß §25 Abs. 1 ARG verstoßen, sind mit einer Geldstrafe von bis zu 2.180 Euro zu bestrafen (Stand 2013).

    Wenn ein Unternehmen die Meldepflicht gegenüber dem Arbeitsinspektorat verletzt oder die Arbeitszeiten mangelhaft aufgezeichnet hat, gelten die Strafen pauschal. Alle anderen Strafen gelten jedoch aufgrund des Kumulationsprinzips des allgemeinen Verwaltungsstrafgesetzes, zum einen für jede übertretene Vorschrift, zum anderen je Arbeitnehmer, der von den Vorschriftsverstößen betroffen ist.

    Grundsätzlich verjährt die Strafbarkeit bei Übertretung von arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen nach sechs Monaten, gerechnet ab dem Ende des strafbaren Verhaltens. Eine Ausnahme stellen Verstöße gegen arbeitsrechtliche Bestimmungen von Lenkern im internationalen Straßenverkehr dar, die nach einem Jahr nicht mehr geahndet werden.

    Die Nichtführung der Arbeitszeitaufzeichnungen hat neben den verwaltungsstrafrechtlichen Sanktionen auch zivilrechtliche Folgen für den Arbeitgeber. Ist wegen Fehlens von Arbeitszeitaufzeichnungen die Feststellung der tatsächlich geleisteten Arbeitszeit unzumutbar, werden Verfallsfristen gehemmt. So stehen Arbeitnehmer, die zum Beispiel noch ausstehende Überstundenentgelte einklagen wollen, oft vor dem Problem, dass in Kollektivverträgen sehr kurze Verfallsfristen für die Geltendmachung solcher Ansprüche normiert sind. Aufgrund der Bestimmung über die Verfallshemmung kann der Arbeitnehmer bei unzumutbarer Feststellung der Überstunden trotzdem auch über eine allfällige kürzere Verfallsfrist hinaus für die volle Verjährungszeit (gemäß §1486 Z 5 ABGB (Allgemeines bürgerliches Gesetzbuch): 3 Jahre) zurück die Überstunden geltend machen.

    Zusätzlich muss der Arbeitgeber im Streitfall damit rechnen, dass das Gericht die geleisteten Arbeitsstunden schätzt. Kann der Arbeitnehmer beweisen, dass er regelmäßig Überstunden geleistet hat (zum Beispiel durch Zeugen), aber nicht, wie viele, wird eine solche Schätzung erfolgen.

  10. Fristen

    Die Aufzeichnungen sind ein Jahr aufzubewahren. Für die Beschäftigung von Lenkerinnen/Lenkern beträgt die Frist 24 Monate. Bei Durchrechnung der Arbeitszeit beginnt diese Frist mit Ende des Durchrechnungszeitraumes. Aus anderen Rechtsvorschriften können sich längere Aufbewahrungsfristen ergeben.

    Das Verzeichnis der Jugendlichen ist nach einer Neuauflage bis zum Ablauf von zwei jahren nach der letzten Eintragung aufzubewahren.

  11. Welche Auflage- und Aushangpflichten treffen den Arbeitgeber?

    Jeder Arbeitgeber muss die arbeitszeitrechtlichen Bestimmungen in der Betriebsstätte an einer für alle Mitarbeiter leicht zugänglichen Stelle auflegen oder diese elektronisch zugänglich machen. Diese Aushangpflicht umfasst folgende Gesetze sowie die zu diesen Bundesgesetzen erlassenen Verordnungen:

    Außerdem ist er verpflichtet, einen gut sichtbaren Aushang anzubringen, der über Beginn und Ende der Normalarbeitszeit sowie über Zahl und Dauer der Ruhepausen informiert. Wenn die Lage der Ruhepausen generell festgesetzt ist, muss er diese ergänzen – ebenso wie die wöchentliche Ruhezeit. Alternativ zu einem Aushang kann der Arbeitgeber diese Informationen auch elektronisch zugänglich machen. Bei gleitender Arbeitszeit müssen der Aushang beziehungsweise die elektronische Information den Gleitzeitrahmen, allfällige Übertragungsmöglichkeiten sowie Dauer und Lage der wöchentlichen Ruhezeit enthalten. Unter der wöchentlichen Ruhezeit versteht man sowohl die Wochenendruhe als auch die Wochenruhe. Die Wochenendruhe ist die ununterbrochene Ruhezeit von 36 Stunden, in die der Sonntag zu fallen hat. Arbeitnehmer, die während der Wochenendruhe beschäftigt werden, haben an Stelle der Wochenendruhe Anspruch auf eine ununterbrochene Ruhezeit von 36 Stunden innerhalb der Kalenderwoche. Diese Wochenruhe hat einen ganzen Wochentag einzuschließen.

Fazit

Der Arbeitgeber muss dafür Sorge tragen, dass sein Unternehmen die arbeitszeitrechtlichen Vorschriften einhält. Ihn trifft auch die verwaltungsstrafrechtliche Verantwortung. Daher empfiehlt sich, die Arbeitszeitaufzeichnungen in der vom Gesetzgeber geforderten Form zu führen. Aus der Praxis ist bekannt, dass die Bezirksverwaltungsbehörden immer wieder empfindlich hohe Strafen verhängen und es bei einem Rechtsstreit zu hohen Nachzahlungen an die Arbeitnehmer kommen kann.

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